Registreer de beurscontacten in overeenstemming met de AVG

21.07.2020
Registreer de beurscontacten in overeenstemming met de AVG

In de wereld van de beurzen is er veel gebeurd op het gebied van gegevensbescherming - nog maar enkele jaren geleden verzamelden exposanten handmatig de visitekaartjes van hun standbezoekers en voerden ze de persoonlijke gegevens in in centrale adreslijsten en contactlijsten. De inwerkingtreding van de AVG op 25 mei 2018 heeft voor dit proces - en daarmee voor de SIMLEA Lead App - veel veranderingen met zich meegebracht. Wij hebben deze nieuwe eisen besproken met Thomas Stegemann, gecertificeerd functionaris voor gegevensbescherming en eigenaar van dacuro GmbH.

 

 

Dhr. Stegemann, persoonlijke gegevens worden bij elke beurt op beurzen verzameld. Waarmee moeten exposanten rekening houden om zo goed mogelijk aan de eisen van de AVG te voldoen?

"Op beurzen hebben exposanten uiteraard interesse in het vastleggen van de contactgegevens van hun standbezoekers. Bezoekers van de stand geven deze contactgegevens meestal vrijwillig door met hun visitekaartje. Volgens de AVG moet de exposant zijn nieuwe contactpersoon op de hoogte brengen van het feit dat hij de gegevens opslaat en hem de mogelijkheid geven om op een later tijdstip bezwaar te maken tegen de opslag van de gegevens. Daarnaast dient de exposant de gegevensverzameling te documenteren met behulp van de visitekaartjes direct op de stand.”

 

Zijn er wettelijke verschillen tussen handmatige en elektronische registratie van de gegevens op de visitekaartjes?

"In principe zijn er geen grote verschillen tussen handmatige en elektronische gegevensregistratie. Toch heeft het elektronisch vastleggen van gegevens een aantal onovertroffen voordelen ten opzichte van handmatig papierwerk. Naast de efficiëntie in de opslag van contactgegevens hebben deze voordelen vooral betrekking op de beveiliging van de gegevens. Want als de elektronische gegevensverzameling eenmaal in overeenstemming met AVG is opgezet, voorkomen de geautomatiseerde processen op betrouwbare wijze dat gegevens verkeerd worden geregistreerd of verloren gaan. Op het gebied van gegevensbeveiliging bieden back-ups en gecodeerde https-verbindingen een voordeel ten opzichte van handmatige gegevensverzameling. De SIMLEA Lead App biedt haar klanten al deze voordelen van elektronische dataopslag.“

 

Welke invloed hebben de AVG eisen precies op de SIMLEA Lead App?

"Om de persoonlijke gegevens van de klanten van SIMLEA Lead App te beschermen, sluit "alivello" Solutions GmbH met elk van hen een contract voor de verwerking van bestellingen (AV-contract). Enerzijds bepaalt dit contract de technische en organisatorische maatregelen. Volgens de AVG garandeert "alivello" Solutions GmbH met behulp van deze maatregelen dat zij de gegevens van de op de beurzen aanwezige bedrijven zo goed mogelijk zal beschermen. De toekenning van wachtwoorden volgens complexiteitsregels en het opstellen van gebruikersprofielen zijn slechts twee voorbeelden van het brede scala aan technisch-organisatorische maatregelen waarin het AV-contract voorziet. In het contract staat ook dat "alivello" Solutions GmbH het mogelijk maakt om de opgeslagen gegevens van haar klanten te allen tijde te verwijderen.“

 

Tegelijkertijd moet "alivello" Solutions GmbH haar klanten, d.w.z. de exposanten, in staat stellen om de gegevens van de beursbezoekers met de SIMLEA Lead App op een wettelijk correcte manier vast te leggen.

"Juist. “alivello" Solutions GmbH heeft de SIMLEA Lead App zo ontwikkeld dat deze de persoonlijke gegevens van beursbezoekers correct registreert in overeenstemming met de AVG-richtlijnen. Zo stuurt de app de gegevens van de standbezoekers - na inlezen via OCR-herkenning op de smartphone of tablet - versleuteld volgens de AVG door naar een systeem van de exposant. Daar zijn de gegevens binnen enkele seconden beschikbaar als export of via synchronisatie in de API-interface. Op deze manier garandeert de SIMLEA Lead App de best mogelijke bescherming van de persoonlijke gegevens van standbezoekers.“

 

Wat moeten klanten van SIMLEA Lead App op beurzen nog meer overwegen om aan de AVG-richtlijnen te voldoen?

"Ten eerste mogen de exposanten de gegevens van de visitekaartjes niet via derden verzamelen. Als een bezoeker van de stand bijvoorbeeld het visitekaartje van zijn collega wil laten zien, mag hij dit niet accepteren. Tegelijkertijd is het in ieder geval noodzakelijk om de standbezoekers te informeren dat hun contactgegevens elektronisch zijn opgeslagen en hen erop te wijzen dat zij te allen tijde kunnen verzoeken om verwijdering van hun gegevens. De Lead App geeft de bezoekers van de stand de mogelijkheid om met een elektronische handtekening op hun tablet of smartphone akkoord te gaan met dit alles. Zodra deze handtekening beschikbaar is, kunnen exposanten tijdens de beurs een bedankmail sturen naar hun standbezoekers. Bestellingen voor de nieuwsbrief daarentegen vereisen de aanvullende toestemming van de standbezoeker. Zij moeten in een aparte e-mail worden verstuurd via de dubbele opt-in procedure.“

 

Hartelijk dank voor het interview!

 

Als ook u uw beurscontacten in overeenstemming met AVG wilt vastleggen, adviseer ik u graag!

 

Oliver Edinger

Managing Partner van "alivello" Solutions GmbH

+49 (0)6203 4016-150

Deel deze blogpost
<< Terug naar het overzicht

Wat kunnen wij voor u doen?

Contactinformatie voor „alivello“ Solutions

Bahnhofstraße 34

D-68526 Ladenburg

+49 (0)6203 / 4016 -150

+49 (0)6203 / 4016 -151

sales@simlea.com